Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Meins-IT GmbH
vertreten durch den Geschäftsführer Stephan Meiritz
Pfälzer Straße 65, 46145 Oberhausen
Telefon: +49 (0)208 / 629 139-00
E-Mail: info@meins-it.de

Fragen zum Datenschutz richten Sie bitte an: datenschutz@meins-it.de

2. Allgemeines und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für den Betrieb dieser Website, die Beantwortung Ihrer Anfragen oder unsere Leistungen erforderlich ist oder Sie eingewilligt haben. Begriffe wie „personenbezogene Daten“ oder „Verarbeitung“ sind in Art. 4 DSGVO definiert.

RechtsgrundlageWann sie gilt
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDGIhre Einwilligung, z. B. für HubSpot-Cookies, Live-Chat und Newsletter
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVOAnfragen und (vor-)vertragliche Maßnahmen
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVOGesetzliche Pflichten, z. B. Aufbewahrung nach HGB und AO
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, § 25 Abs. 2 TDDDGBerechtigtes Interesse am sicheren, technisch notwendigen Betrieb der Website

Empfänger und Drittlandtransfer. Wir setzen Dienstleister nur auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO ein. Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU/des EWR erfolgt nur, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind, etwa durch einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (z. B. EU-U.S. Data Privacy Framework) oder EU-Standardvertragsklauseln.

3. Hosting und Server-Logfiles

Diese Website wird bei der STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, gehostet. Mit Strato besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag; die Daten werden in Rechenzentren in Deutschland verarbeitet.

Bei jedem Aufruf der Website werden automatisch folgende Daten in Server-Logfiles gespeichert: aufgerufene Seite, Datum und Uhrzeit, übertragene Datenmenge, Browser und Betriebssystem, Referrer-URL und IP-Adresse. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einem stabilen und sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Logfiles werden nach spätestens 7 Tagen gelöscht, es sei denn, ein Sicherheitsvorfall muss aufgeklärt werden.

4. Cookies und Einwilligungsverwaltung (Complianz)

Technisch notwendige Cookies setzen wir ohne Einwilligung (§ 25 Abs. 2 TDDDG). Alle anderen Cookies und Dienste – auf dieser Website ausschließlich HubSpot – werden erst geladen, wenn Sie im Cookie-Banner zustimmen (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Für die Verwaltung Ihrer Einwilligung nutzen wir das WordPress-Plugin Complianz. Es speichert Ihre Auswahl in Cookies (z. B. cmplz_marketing) für 365 Tage auf Ihrem Gerät; Daten werden dabei nicht an Dritte übermittelt. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ bzw. in der Cookie-Richtlinie mit Wirkung für die Zukunft ändern oder widerrufen. Dort finden Sie auch eine vollständige Liste aller Cookies mit Speicherdauer.

5. Kontaktaufnahme (Formular, E-Mail, Telefon)

Wenn Sie uns per Kontaktformular, E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (Name, E-Mail, optional Telefonnummer, Betreff und Nachricht), um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, bei allgemeinen Anfragen unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Das Kontaktformular nutzt das Plugin Contact Form 7 mit einem unsichtbaren Spam-Schutzfeld; die Anfrage wird per E-Mail über unseren Hoster Strato an uns versendet. Anfragen und Kundendaten speichern wir in unserem CRM-System HubSpot (siehe Abschnitt 6). Wir löschen Anfragen, sobald sie erledigt sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen; führt eine Anfrage zu einem Auftrag, gelten die Fristen aus Abschnitt 8.

6. HubSpot

Wir nutzen HubSpot für Website-Analyse, Live-Chat, Newsletter und als CRM-System. Anbieter ist die HubSpot Ireland Ltd., One Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, Irland. Unser HubSpot-Konto wird im EU-Rechenzentrum gehostet; mit HubSpot besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag.

Tracking, Live-Chat und Formularerfassung (nur mit Einwilligung). Erst wenn Sie im Cookie-Banner der Kategorie „Marketing“ zustimmen, lädt die Website das HubSpot-Skript. Es setzt Cookies, die Ihren Browser wiedererkennen und Ihre Seitenaufrufe erfassen (z. B. __hstc und hubspotutk, je 13 Monate; __hssc, 30 Minuten). Zugleich wird der Live-Chat angezeigt; Chatverläufe und dort angegebene Daten werden in HubSpot gespeichert. Außerdem überträgt HubSpot die Eingaben aus unserem Kontaktformular in unser CRM und ordnet sie Ihren bisherigen Seitenaufrufen zu. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit im Cookie-Banner widerrufen können.

Newsletter. Für die Anmeldung nutzen wir ein HubSpot-Formular. Sie erhalten nach der Anmeldung eine E-Mail, mit der Sie Ihre Anmeldung bestätigen (Double-Opt-In). Wir speichern Anmelde- und Bestätigungszeitpunkt sowie die IP-Adresse, um Ihre Einwilligung nachweisen zu können. HubSpot misst, ob ein Newsletter geöffnet und welche Links geklickt wurden. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können sich über den Abmeldelink in jeder E-Mail jederzeit abmelden; Ihre E-Mail-Adresse speichern wir danach nur noch bis zu drei Jahre, um die frühere Einwilligung nachweisen zu können.

CRM. Kontaktdaten aus Anfragen, Angeboten und Aufträgen verwalten wir in HubSpot (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).

Drittlandtransfer. HubSpot kann Daten an die HubSpot, Inc. in den USA übermitteln. Die HubSpot, Inc. ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert; zusätzlich bestehen EU-Standardvertragsklauseln. Weitere Informationen: Datenschutzhinweise von HubSpot.

7. Sicherheit, Schriftarten und externe Links

Wordfence. Zum Schutz vor Angriffen nutzen wir das Sicherheits-Plugin Wordfence. Es prüft Zugriffe auf die Website, verarbeitet dabei Ihre IP-Adresse und blockiert verdächtige Anfragen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Besucherstatistik (Statify). Um zu erfahren, wie oft einzelne Seiten aufgerufen werden, nutzen wir das WordPress-Plugin Statify. Es zählt Seitenaufrufe direkt auf unserem Server und speichert dabei nur die aufgerufene Seite, die verweisende Seite (Referrer) und den Zeitpunkt – keine IP-Adressen, keine Cookies und keine Daten, die einen Rückschluss auf Ihre Person zulassen. Die Daten verlassen unseren Server nicht und werden nach 365 Tagen automatisch gelöscht. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer anonymen Reichweitenmessung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Verschlüsselung. Die Website wird ausschließlich über eine verschlüsselte HTTPS-Verbindung ausgeliefert.

Schriftarten. Die verwendeten Schriften sind lokal auf unserem Server gespeichert. Beim Aufruf der Website wird keine Verbindung zu Google oder anderen Schriftanbietern aufgebaut.

Fernwartung (AnyDesk). Über den Menüpunkt „Fernwartung“ laden Sie unseren AnyDesk-Client direkt von der AnyDesk Software GmbH herunter. Für den Download gelten deren Datenschutzhinweise. Nutzen wir AnyDesk im Rahmen eines Auftrags, erfolgt dies auf Grundlage des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Links zu Facebook und LinkedIn. Unsere Website enthält einfache Links zu unseren Profilen. Es werden keine Plugins geladen; Daten werden erst übertragen, wenn Sie einen Link anklicken. Dann gelten die Datenschutzhinweise des jeweiligen Netzwerks.

8. Speicherdauer und Ihre Rechte

Speicherdauer. Wir löschen personenbezogene Daten, sobald der Zweck entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Geschäftsunterlagen bewahren wir nach § 257 HGB und § 147 AO sechs bzw. zehn Jahre auf.

Ihre Rechte. Sie haben jederzeit das Recht auf:

  • Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
  • Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
  • Löschung (Art. 17 DSGVO) oder Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
  • Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO); für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO). Verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage berechtigter Interessen, können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation jederzeit widersprechen. Der Verarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine E-Mail an datenschutz@meins-it.de.

Stand: Oktober 2026